E-mailmarketing automation: Tips voor goede workflows

Email marketing is nog steeds een van de krachtigste middelen binnen je online marketingplan. Door gebruik te maken van slimme email automation workflows kun je klanten op het juiste moment de juiste boodschap sturen. In dit blog leer je hoe je succesvolle e-mail flows opzet, welke tools je kunt gebruiken en waar je op moet letten voor optimale resultaten.

Wat is e-mailmarketing automation precies?

E-mailmarketing automation is het automatisch verzenden van e-mails op basis van gedrag, data of timing. Denk aan een welkomstmail zodra iemand zich aanmeldt, of een herinneringsmail bij een verlaten winkelmandje. De voordelen:

• Altijd goede timing

• Minder handmatig werk

• Meer conversie met minder inspanning

Verschil tussen handmatige en automatische mailflows

Bij handmatige e-mailcampagnes stel je elke mail zelf op, kies je handmatig een verzendmoment en bepaal je telkens opnieuw naar wie de mail gestuurd wordt. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig.

Bij automatische mailflows gaat alles vanzelf op basis van ingestelde triggers. Denk aan:

• Gedrag: Iemand klikt op een bepaald product of laat een winkelwagentje achter.

• Tijd: Bijvoorbeeld een herinnering drie dagen na aankoop.

• Profielkenmerken: Zoals klanttype, eerdere aankopen of locatie.

Je stelt eenmalig de flow in, en vanaf dat moment loopt alles automatisch en gepersonaliseerd. Zo werk je efficiënter en vergroot je de relevantie voor de ontvanger.Waar je bij handmatige e-mails telkens opnieuw moet verzenden, draaien automatische mails volledig op ingestelde triggers.

Waarom is een goede e-mail flow cruciaal voor je bedrijf?

Een goede e-mail flow zorgt voor betrokkenheid, vertrouwen en conversie. Klanten voelen zich persoonlijk aangesproken en dat verhoogt de kans op actie. Als je de juiste boodschap op het juiste moment stuurt, vergroot je de kans op interactie. Denk aan een after-sales flow waarin je tips geeft na aankoop. Hiermee verbeter je klanttevredenheid en stimuleer je herhaalaankopen.

De basis van een succesvolle email marketing strategie

Doelgroepsegmentatie en personalisatie

Een sterke email marketing strategie begint met doelgroepsegmentatie. Hiermee verdeel je je mailinglijst in logische groepen op basis van gedrag, voorkeuren of kenmerken. Denk aan segmenten zoals:

• Nieuwe klanten

• Terugkerende kopers

• Leads die nog geen aankoop deden

• Klanten die al een tijd inactief zijn

Door deze groepen apart aan te spreken, kun je veel relevanter communiceren. Zo stuur je bijvoorbeeld nieuwe klanten een welkomst serie met uitleg en korting, terwijl je loyale klanten juist bedankt en extra aanbiedingen doet.

Daarbij speelt personalisatie een cruciale rol. Voeg voornamen toe in de onderwerpregel of openingszin. Verwijs naar eerdere aankopen of laat producten zien die passen bij iemands interesses. Personalisatie verhoogt de open- en klik ratio's en maakt de communicatie menselijker.

Belang van goede data en triggers

Goede automatisering valt of staat met de juiste data en logische triggers. Triggers zijn gebeurtenissen of kenmerken die bepalen wanneer en naar wie een automatische mail wordt gestuurd. Voorbeelden van waardevolle triggers zijn:

• Klikgedrag op je website: Bijvoorbeeld iemand die meerdere keren een productpagina bekijkt

• Ingevulde formulieren: Zoals het aanvragen van een brochure of offerte

• Bestelgeschiedenis: Waarmee je op basis van eerdere aankopen vervolgacties automatiseert

Hoe beter je data en trigger logica zijn ingericht, hoe persoonlijker en effectiever je e-mailcampagnes worden. Daarnaast zorgen duidelijke triggers ervoor dat je contactmomenten altijd aansluiten bij de klantreis, wat leidt tot hogere conversie en betere klanttevredenheid.

De verschillende soorten email flows die je kunt inzetten

Welkomstflow: eerste indruk telt

Een welkomstflow is vaak het eerste contactmoment na een inschrijving of aankoop. Juist daarom is dit hét moment om vertrouwen op te bouwen, verwachtingen te managen en direct waarde te bieden. Een sterke welkomstflow verhoogt niet alleen de openingsratio’s, maar zet ook de toon voor de rest van de klantrelatie.

Waarom het werkt:

• De ontvanger is op dat moment extra betrokken

• Het voelt persoonlijk en geeft een goede eerste indruk

• Je bouwt aan een langdurige relatie

Voorbeeld stappenplan voor een effectieve welkomstflow:

1. Dag 0. Welkom + introductie: Bedank de ontvanger voor de inschrijving of aankoop, stel je merk kort voor, en geef eventueel direct iets weg (zoals een kortingscode of gratis download).

2. Dag 2. Uitleg over je diensten/producten: Geef meer achtergrond over wat je te bieden hebt, hoe klanten jou het best kunnen benutten en verwijs naar populaire content of producten.

3. Dag 5. Review, testimonial of actie-aanbod: Moedig aan om een eerste actie te nemen, laat een review zien van een andere klant of geef een tijdelijk aanbod.

Deze flow kan eenvoudig worden uitgebreid met extra mails, zoals social media-verwijzingen, klantverhalen of veelgestelde vragen.

Verlaten winkelwagen flow: terughalen van twijfelende klanten

Een verlaten winkelwagen betekent vaak dat de klant twijfelt of afgeleid is geraakt. Met een geautomatiseerde herinnering-flow kun je op een slimme manier deze potentiële klant alsnog binnenhalen.

Waarom het werkt:

• Je herinnert iemand aan iets wat ze zelf al interessant vonden

• Kleine duwtjes kunnen leiden tot een aankoop

Aanpak:

• Mail 1 (na 1-2 uur): Vriendelijke reminder met afbeelding van het product.

• Mail 2 (na 24 uur): Extra informatie of sociale bewijskracht zoals reviews of veelgestelde vragen.

• Mail 3 (na 48 uur): Een urgentie trigger, zoals "Je winkelwagen wordt binnenkort geleegd" of een kleine korting.

Re-engagement flow: slapende contacten activeren

Niet iedereen blijft actief, maar dat wil niet zeggen dat ze definitief afgehaakt zijn. Een re-engagement flow is bedoeld om slapende contacten opnieuw te activeren.

Doel:

• Check of de ontvanger nog interesse heeft.

• Verwijder inactieve contacten op een nette manier.

• Herstel engagement via persoonlijke triggers.

Voorbeeldflow:

1. Mail 1: "We missen je", Een persoonlijke check-in met eventueel recente updates of een aantrekkelijke aanbieding.

2. Mail 2: "Is dit nog relevant voor je?", Laat de lezer zijn voorkeuren aanpassen of de nieuwsbrief pauzeren.

3. Mail 3: "Laatste kans", Geef aan dat ze verwijderd worden uit de lijst als ze niet reageren (en geef een laatste motivatie om te blijven).

After-sales flow: klantloyaliteit verhogen

Na de aankoop begint het echte werk: de klant helpen om blij en betrokken te blijven. Een after-sales flow laat zien dat je om de klant geeft, en vergroot de kans op herhaalaankopen of aanbevelingen.

Voorbeeld stappenplan:

1. Mail 1 (na 1-2 dagen): Bedankmail + tips voor gebruik of installatie van het product

2. Mail 2 (na 7 dagen): Vraag om feedback of een review, en geef eventueel een beloning

3. Mail 3 (na 14 dagen): Aanbeveling van aanvullende producten of diensten gebaseerd op de eerdere aankoop

4. Mail 4 (optioneel): Nodig uit voor een loyaliteitsprogramma of geef een persoonlijke kortingscode voor de volgende aankoop

Tools voor e-mailmarketing automation

Er zijn veel tools beschikbaar om automatische mails te versturen:

• ActiveCampaign

• Klaviyo

• HubSpot

• Mailblue

• En voor kleinere bedrijven: MailerLite of Moosend

Mailchimp alternatief: waarom overstappen?

Mailchimp is bekend, en wordt gebruikt door veel bedrijven. Maar Mailchimp biedt minder flexibiliteit en segmentatie dan alternatieven zoals Klaviyo of Mailblue. Kies voor een tool die past bij jouw doelen en budget.

Tips voor succesvolle automatisering

A/B testing van onderwerpregels en inhoud

A/B testing is een van de krachtigste technieken binnen e-mailmarketing om je resultaten structureel te verbeteren. Je test hierbij twee of meer varianten van een mail (of onderdeel daarvan) op een kleine groep ontvangers. De versie met het beste resultaat wordt vervolgens naar de rest van je lijst gestuurd.

Wat kun je testen?

• Onderwerpregels: Welke zin triggert het meeste opens?

• CTA’s: Welke call-to-action leidt tot meer klikken?

• Afzendernaam: Persoonlijk of bedrijfsnaam?

• Inhoud en opmaak: Kort versus uitgebreid, visueel versus tekstueel

• Verzendtijd: Welke dag en tijd leveren de meeste interactie op?

Gebruik de resultaten om steeds slimmer te communiceren. Test een element tegelijk om de beste inzichten te krijgen.

Optimale verzendtijd en frequentie

Wanneer je e-mails verstuurt is bijna net zo belangrijk als wat je verstuurt. Het beste is om de verzendtijd af te stemmen op het gedrag van je doelgroep. Kijk in je statistieken naar de tijdstippen waarop mensen het vaakst openen en klikken.

Algemene richtlijnen:

• Weekdagen tussen 10:00-14:00 scoren vaak goed

• Vermijd late avonden of zondagen (tenzij je doelgroep daar juist actief is)

• Bouw ritme op: bijvoorbeeld elke dinsdag of om de week op donderdag

Qua frequentie geldt: liever te weinig dan te veel. 2 tot 4 e-mails per maand is een goed uitgangspunt. Monitor altijd je afmeldratio en spamklachten om over mailing te voorkomen.

Veelgemaakte fouten

Ook in geautomatiseerde mailflows worden regelmatig fouten gemaakt die eenvoudig te voorkomen zijn. Let daarom goed op de volgende valkuilen:

• Geen duidelijke call-to-action (CTA): Zorg altijd voor een duidelijke volgende stap. Wat wil je dat de lezer doet? Klikken, downloaden, bestellen?

• Geen mobielvriendelijk design: Meer dan de helft van de e-mails wordt op mobiel gelezen. Test je mails daarom altijd op verschillende apparaten.

• Geen segmentatie of personalisatie: Een generieke mail naar iedereen sturen werkt niet meer. Gebruik data om je boodschap relevant te maken.

• Te veel e-mails in korte tijd: Overload zorgt voor afmeldingen. Stem frequentie af op gedrag en voorkeuren.

• Onlogische of ontbrekende triggers: Een automatische mail zonder juiste trigger komt ongepast over, test je flows dus goed voordat je ze live zet.

Integratie met andere marketingkanalen

E-mailmarketing als onderdeel van omnichannel strategie

E-mailmarketing komt pas echt tot zijn recht als het goed geïntegreerd is binnen je totale marketingaanpak. In een omnichannel strategie draait alles om een consistente merkbeleving over verschillende touchpoints, zowel online als offline. Denk aan e-mail, social media, je website, advertenties, en zelfs klantenservice.

Door e-mail op te nemen in je omnichannel strategie creëer je meer contactmomenten, verhoog je de herkenbaarheid en vergroot je de kans op conversie.

Social advertising en e-mail flows combineren

De kracht van e-mail en social advertising versterken elkaar enorm. Door deze twee kanalen slim te combineren, kun je gepersonaliseerd én schaalbaar communiceren met je doelgroep.

Voorbeelden van een goede samenwerking:

• Retargeting via social: Adverteer op Facebook of Instagram naar mensen die op je e-mails hebben geklikt, maar nog geen actie hebben ondernomen.

• Lookalike audiences: Gebruik je e-maillijst om vergelijkbare doelgroepen aan te maken in Meta Ads of Google Ads.

• Lead nurturing flows na lead-ad campagnes: Koppel je Meta lead-ads aan een automatische e-mailserie waarin je nieuwe leads begeleidt naar een conversie.

Door data uit je e-mailplatform en advertentiekanaal te combineren, kun je gericht segmenteren en automatiseren. Dit levert vaak lagere kosten per conversie en een hogere relevantie op voor de klant.

Meten is weten: hoe je e-mailcampagnes meet

Belangrijkste KPI’s voor email marketing

Om te weten of je e-mailcampagnes daadwerkelijk presteren, is het cruciaal om te sturen op meetbare resultaten. Deze Key Performance Indicators (KPI’s) geven inzicht in wat goed werkt en waar bijsturing nodig is:

• Open rate: Het percentage ontvangers dat je e-mail daadwerkelijk opent. Een lage open rate kan duiden op een zwakke onderwerpregel of een slechte verzendtijd.

• Click-through rate (CTR): Hoeveel mensen klikken er door vanuit je mail? Dit laat zien of je content en CTA aanslaan.

• Conversieratio: Het percentage mensen dat na klikken ook echt converteert, bijvoorbeeld een aankoop doet of een formulier invult.

• Afmeldpercentage: Hoeveel mensen schrijven zich uit na het ontvangen van je mail? Een hoog percentage wijst mogelijk op irrelevante inhoud of te veel mails.

Andere waardevolle metrics zijn de bounce rate, tijd besteed aan de mail en het aantal forwards of replies. Door al deze cijfers structureel te volgen, weet je precies waar je winst kunt behalen.

Optimalisatie op basis van data

Data is de sleutel tot betere e-mails. Gebruik tools die A/B-tests, heatmaps en klikanalyses ondersteunen. Zo ontdek je welke onderwerpregels beter werken, welke CTA’s meer clicks opleveren en waar mensen afhaken.

Tips voor datagedreven optimalisatie:

• Start klein met testen en verbeter waar nodig.

• Test altijd een element tegelijk voor zuivere resultaten.

• Gebruik heatmaps om te zien waar mensen klikken (of niet klikken).

• Leer van elke campagne en documenteer de resultaten.

Wat goed werkt, schaal je op. Wat niet werkt, pas je aan. Zo verbeter je stap voor stap de impact van je e-mailmarketing automation.

Personalisatie & dynamische content in automatische mails

Gebruik naam, locatie, aankoophistorie en interesses. Bijvoorbeeld: “Hi Lisa, deze hardloopschoenen passen perfect bij je vorige aankoop.”

Toon ook specifieke content op basis van profiel: mannen/vrouwen, producttype, loyaliteitsstatus, enz.

GDPR en privacy: waar moet je op letten?

• Alleen mailen met toestemming (opt-in)

• Duidelijk aangeven waarvoor je gegevens gebruikt

Transparantie en toestemming

Laat je doelgroep weten wat je met hun data doet. Geef ze eenvoudig de mogelijkheid om zich uit te schrijven of voorkeuren aan te passen.

Hoe begin je met e-mailmarketing automation?

Stappenplan voor beginners

1. Kies een geschikte tool

2. Stel doelen en flows op

3. Verzamel data en e-mailadressen

4. Maak templates en content

5. Test en optimaliseer

Checklist voor livegang van je eerste flow

• Zijn alle triggers juist ingesteld?

• Werken alle links en CTA’s?

• Zijn alle mails mobiel getest?

• Klopt de tone of voice en branding?

Veelgestelde vragen over e-mailmarketing automation

Wat is het verschil tussen email automation en reguliere e-mailcampagnes?
Bij automation worden mails automatisch verstuurd op basis van triggers. Reguliere campagnes zijn handmatig ingepland.

Welke tool is het beste voor email automatisatie?
Dat hangt af van je doelen. Voor e-commerce is Klaviyo sterk. Voor B2B is ActiveCampaign of Mailblue vaak beter.

Hoeveel e-mails zijn te veel?
Dat verschilt per doelgroep, maar start met 2-4 per maand en monitor je afmeldratio.

Is e-mail automation ook geschikt voor kleine bedrijven?
Zeker! Ook kleine bedrijven kunnen profiteren van automatische mails, vooral bij klantbehoud en leadopvolging.

Hoe weet ik of mijn email flows succesvol zijn?
Houd KPI’s bij zoals open rate, CTR en conversies. Verbeter op basis van A/B-testresultaten en feedback.

Hulp nodig bij het opzetten van jouw e-mailcampagnes?
Extendure kan je hierbij helpen! Bekijk onze e-mailmarketing pagina en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen.